Comment compléter instantanément une grande quantité de données sans quasiment rien faire
Imaginez
Vous avez une grande quantité de données à saisir.
Par exemple, vous avez la liste des noms et prénoms des salariés. À partir de ces données, vous voulez regrouper le nom et prénom dans une même cellule et aussi créer les emails correspondant à chacun.
Comment allez-vous procéder ?
C’est là qu’intervient le «REMPLISSAGE INSTANTANÉ» »
Qu’est-ce que le «remplissage instantané» ?
Le «remplissage instantané» vous permet de remplir d'importants volumes de données en colonne sans avoir à les taper. Vous entrez des exemples. Excel interprète ces exemples comme des modèles à reproduire.
Comment utiliser le « remplissage instantané » ?
Dans votre tableau, vous avez une colonne qui comprend les noms et les prénoms des salariés. Vous voulez créer une nouvelle colonne avec le nom et le prénom.
Habituellement, vous faites cette séparation ligne par ligne. Mais votre entreprise compte plus de 600 salariés. Vous n’allez pas le faire ligne par ligne, n’est-ce pas ?
Pour ce faire :
- Insérerez une nouvelle colonne à votre tableau
- Dans la première ligne de cette colonne, saisissez le prénom et nom du salarié, comme ils sont écrits dans les colonnes de référence
- Validez avec Entrée
- Dans la deuxième ligne, commencez à saisir le nom du salarié suivant
À partir du moment où vous commencez à saisir le nom du deuxième salarié, Excel vous propose de remplir le reste des lignes avec les noms des autres salariés.
- Si vous décidez de ne pas utiliser le «remplissage instantané», appuyez sur Echap. Excel n’appliquera pas le «remplissage instantané».
- Si vous acceptez le «remplissage instantané», cliquez sur Valider pour confirmer le «remplissage instantané». Excel remplit instantané la totalité de la colonne.
En quelques secondes, vous venez de remplir une grande quantité d’information, sans avoir à les saisir une par une.
Ce que vous avez fait, c’est que dans la première ligne, vous avez donné un modèle à Excel. Excel arrive alors à faire le lien entre le nom que vous avez saisi dans cette colonne et celui qui se trouve dans la colonne d’origine. Ensuite, lorsque vous saisissez le nom dans la ligne suivante, Excel comprend que vous voulez reproduire ce modèle sur toutes les autres lignes de la colonne. Il vous propose donc de cliquer sur Entrée pour compléter la colonne entière.
À savoir
En utilisant le «remplissage instantané» de cette manière, vous avez en fait utilisé l’outil «REMPLISSAGE INSTANTANÉ».
Où trouver l’outil de « remplissage instantané » ?
Le «remplissage instantané» se trouve dans le menu « données », dans le groupe « outils de données ».
- Données > Outils de données > «remplissage instantané»
Il est représenté par une icône en forme de tableau avec un éclair sur le coin supérieur droit.
Il se trouve aussi dans le menu « Accueil », dans le groupe « Édition »
- Accueil > Édition > Recopier > «remplissage instantané»
Quel est le raccourci de « remplissage instantané » ?
Le raccourci de «remplissage instantané» est :
- ALT + É + R
Comment utiliser le « remplissage instantané » avec l’outil de « remplissage instantané » ?
Maintenant, vous devez créer les adresses emails des nouveaux employés de l’entreprise. Le format des emails est prénom.nom@nomsociété.com.
Dans votre tableau vous avez déjà les colonnes nom et prénom. Dans une nouvelle colonne :
- Saisissez l’email complet du premier salarié
- Cliquez Entrée pour valider et vous placer sur la deuxième ligne
- Cliquez « »remplissage instantané» »
Excel remplit instantanément toutes les lignes de la colonne avec les adresses emails de tous les employés.
À savoir
Si vous commettez une erreur dans la saisie des données, Excel risque de reproduire cette erreur sur l’ensemble des lignes de votre colonne.
