Comment appliquer une mise en forme professionnelle à un tableau et automatiser les calculs ?

Imaginez

Votre responsable vous demande de saisir un tableau de données. Ce que vous avez fait. Maintenant vous devez le lui soumettre. Il vous signale aussi qu'il aimerait par la suite pouvoir rajouter des lignes et des colonnes.

Il voudrait que ce qu'il rajoute s'intègre au tableau sans avoir à refaire toute la mise en forme (la couleur de fond, appliquer des bordures, etc.).

Vous ne voulez pas perdre de temps à faire vous-même la mise en forme du tableau.

De plus, vous savez que si vous lui soumettez le tableau avec une mise en forme manuelle, il ne pourra pas intégrer ses rajouts sans avoir à refaire la mise en forme. En plus ses données ne seront pas prises en compte dans votre tableau.

Comment allez-vous procéder ?

C'est là qu'intervient l'outil « METTRE SOUS FORME DE TABLEAU »

Qu’est-ce que «mettre sous forme de tableau» ?

«Mettre sous forme de tableau» permet d'effectuer la conversion rapide d'une plage de cellule en un tableau avec son propre style. C’est-à-dire que vous allez transformer un ensemble de données en un vrai tableau au sens premier d’Excel.

Cela veut dire que ce que vous appelez tableau n’est pas réellement un tableau. C’est un défaut de langage qui vous fait appeler cela tableau. Ce n’est en réalité qu’un ensemble de données mises les unes avec les autres et qui donnent l’impression d’un tableau.

Où trouver « mettre sous forme de tableau » ?

L’outil « Mettre sous forme de tableau » se trouve dans l’onglet « accueil », dans le groupe « styles » et dans le menu insertion et dans le groupe tableaux.

• Accueil > Styles > «Mettre sous forme de tableau»

Il est représenté par une icône en forme de tableau avec un pinceau à l'intérieur.

• Insertion > Tableaux > Tableau

Il est représenté par une icône en forme de tableau avec un en-tête.

Quel est le raccourci clavier de « Mettre sous forme de tableau » ?

Le raccourci clavier de «mettre sous forme de tableau» est :

• Ctrl + L ou Alt + L + M

Comment mettre des données sous forme de tableau ?

Pour mettre des données sous forme de tableau, commencez par vous placer sur une des cellules du tableau (pas besoin de sélectionner tout le tableau).

• Cliquez sur «mettre sous forme de tableau»
• La boîte de dialogue «mettre sous forme de tableau» s’ouvre et vous donne accès à un ensemble de styles de couleurs de tableaux du plus clair au plus foncé.

• Appliquez le style qui vous convient.
• Confirmez votre sélection.

Excel identifie automatiquement la plage sélectionnée. Il la détoure et affiche la boîte de dialogue Créer un tableau.

Excel vous demande alors si votre tableau comporte des en-têtes.

• Si votre tableau ne comporte pas d’en-têtes, Excel créée des en-têtes en rajoutant une ligne de type colonne 1 colonne 2, colonne 3, au-dessus de vos données.
• Si votre tableau comporte des en-têtes, Excel applique à votre tableau le style choisi.

De cette mise en forme de tableau, les données vont hériter de fonctions supplémentaires.

• La plage de cellules change de forme.
• Des filtres sont appliqués aux en-têtes
• Si vous ajoutez des éléments dans les lignes et colonnes adjacentes à votre tableau, Excel les intègre automatiquement au tableau en appliquant le même style.
• Un menu contextuel spécifique « CRÉATION DE TABLEAU » s’affiche automatiquement dans le ruban. Il est accessible chaque fois que vous sélectionnez une cellule du tableau.

Le menu contextuel « création de tableau » vous permet de modifier le format de votre tableau.

• Supprimer les filtres
• Insérer une ligne de total
• Modifier le style de tableau

Ça y est vous venez de transformer un ensemble de données en un tableau selon les critères d'Excel.

Créer des calculs dans un tableau

Vous avez mis un ensemble de données sous forme de tableau. Maintenant, vous voulez trouver les totaux de certaines colonnes. Les totaux calculés doivent se trouver sur la dernière ligne du tableau.

Vous pouvez réaliser vous-même les calculs, mais le mieux est d’automatiser cette action.

Pour ce faire :

• Cliquez n’importe où dans le tableau
• Cliquez sur le menu spécifique « Création Tableau »
• Dans la barre des outils, cochez la case « Ligne Total »

La ligne total apparaît à la dernière ligne du tableau et Excel calcule automatiquement la dernière colonne du tableau

Pour calculer les autres colonnes, lorsque vous affichez la ligne total à la dernière ligne du tableau, un menu déroulant apparaît dans chaque cellule de la ligne.

Le menu déroulant permet de choisir la fonction à exécuter dans cette colonne.

• Somme
• Moyenne
• NB
• Etc.

• Sélectionnez la cellule dans laquelle vous voulez calculer le total
• Dans la liste déroulante, sélectionnez la fonction somme pour calculer le total

Excel calcule automatiquement le total de la colonne

Attention

Il vous est certainement arrivé de recevoir un fichier avec des données déjà mises sous la forme de tableau. C’est souvent embêtant parce que les formules que vous saisissez sur une cellule s’appliquent automatiquement à l’ensemble des lignes du tableau. La formule est automatiquement copiée dans toutes les cellules de la colonne.

Vous ne pouvez pas par exemple, effectuer une addition sur la première ligne et une soustraction sur la deuxième ligne.

Si vous ne voulez pas travailler sur des données en forme de tableau, vous pouvez toujours revenir en arrière et « convertir le tableau en table de données »

Pour cela, placer votre souris sur n’importe quelle cellule du tableau.

Dans le menu « Outils de Tableau » dans le groupe « Outils », cliquez sur « convertir en plage ».

• Création de tableaux > Outils > Convertir en plage

Vous transformez alors votre tableau en simple table de données.

Bien que les données gardent la mise en forme appliquée, elles ne bénéficient plus des caractéristiques des tableaux (filtres, «remplissage instantané», etc.).